Pasi
- Decideti daca este nevoie sa organizati o intalnire. Poate problema fi rezolvata de un individ sau de o conferinta prin telefon?
- Determinati cine trebuie sa participe. Incercati sa tineti numarul de participanti cat mai mic, pentru ca intalnirile mari devin greoaie. Sugerati ca oamenii sa participe la parti ale intalnirii care ii implica direct. Astfel puteti concentra mai bine discutia.
- Stabiliti orele de incepere si terminare.
- Pregatiti o ordine de lucru. Explicati scopul intalnirii; daca exista mai multe, decideti care au prioritate si faceti acest lucru clar.
- Dati o circulara a ordinii de lucru dinainte pentru a permite participantilor sa se pregateasca.
- Strangeti ajutoare vizuale precum grafice, hartii si diapozitive.
- Incepeti intalnirea la ora stabilita, indiferent daca nu a venit toata lumea. Evitati sa alocati prea mult timp punerii la curent a intarziatilor.
- Incepeti intalnirea cu probleme directe, usor de rezolvat inainte de a va indrepta catre cele mai grele.
- Alocati un anumit timp fiecarei probleme. Treceti prin subiecte, lasand loc de discutie dar descurajand devierea de la subiect sau repetitia. Folositi un cronometru pentru a monitoriza timpul.
- Amanati discutiile pana la sfarsitul intalnirii daca dezbaterile asupra unei probleme iau prea mult timp. Asigurati-va ca atingeti toate punctele de pe ordinea de lucru.
- Continuare: dati circulare cu ce s-a vorbit la intalnire pentru a aminti tuturor de concluzii si de planurile de actiune.
Sfaturi
- Stabiliti o intalnire inainte de pranz, la finalul zilei sau imediat inaintea alteia pentru a preveni ca ea sa nu devina prea lunga.
