Pasi
- Decideti daca dvs veti organiza intalnirea. Cel care organizeaza ar trebui sa aiba control asupra intalnirii atunci cand este cazul, sa tina cont de participanti si sa aiba timp liber pentru a planifica.
- Trimiteti instiintari participantilor. Asigurati-va ca treceti adresa la care are loc intalnirea, numarul de telefon in cazul in care sunetul se va realiza prin telefon, numele si adresa de mail a organizatorului si necesarul tehnic pentru intalnire. Aceasta ultima informatie este vitala, deoarece fiecare participant ar trebui sa foloseasca cu usurinta anumite programe pentru conferinte - precum si internetul.
- Trimiteti punctele de discutie precum si orice materiale scrise ce sunt necesare cu cateva zile inainte. Cereti tuturor sa citeasca materialele inainte de intalnire.
- Conectati-va la site-ul unde are loc intalnirea inainte ca aceasta sa inceapa astfel incat sa puteti intampina participantii si sa ii puteti ajuta cu orice probleme ar avea.
- Conduceti intalnirea asemeni uneia reale. Nu lasati participantii sa devieze de la subiect si fiti pregatit sa faceti pace atunci cand apar divergente.
Sfaturi
- Gazda intalnirii ar trebui sa fie in zona geografica unde se afla marea majoritate a participantilor si ar trebui sa aiba cunostinte solide ale programului folosit.
- Atunci cand invitati participantii, ganditi-va la limitele programului folosit. Anumite programe nu vor mai functiona bine daca numarul de participanti este prea mare.
- Asigurati-va ca toti participantii au instalat programul corect. Incurajati-i sa incerce programul inainte de conferinta astfel incat intalnirea sa fie productiva. De asemenea toata lumea ar trebui sa incerce sa se conecteze inainte de inceperea sedintei pentru a se evita pierderea de timp.
- Aduceti aminte participantilor sa inchida programele nefolositoare pentru a impiedica distribuirea din greseala a unor informatii confidentiale sau irelevante.
- Folositi un site securizat si accesati-l utilizand o parola pentru a intra.
- Ca si intr-o intalnire reala, nu lasati o persoana sa domine intalnirea. Folositi talentul de negociator pentru a permite si altora sa vorbeasca.
